Här kommer vi att lämna rekommendationer för hur man ska kunna genomföra samråd och områdesbesiktning enligt avtal med AB Nynäshamnsbostäder men även kan användas på andra fastighetsägare. När det gäller detta så är det som
tidigare angivits så att vi har inga fysiska möten värken ute eller inne. Detta på grund av Folkhälsomyndighetens beslut att personer över 70 år inte ska ha någon socialkontakt och vill att ingen ska bli sjuk. Men att man kan vara ute enskilt och promenera.

Med utgångspunkt av ovan angivet har vi tagit fram följande anvisningar hur man ska kunna genomföra samråd och områdesbesiktningar utan fysiska möten.

Denna instruktion har förankrats med AB Nynäshamnbostäder den 15 april 2020 och kommer tillämpas så länge det behövs på grund av den pågående pandemin.

Gör så här:

1. Den lokala Hyresgästföreningen har inom sig ett telefonmöte/Teamsmöte där ni diskuterar vad ni funder vad som behövs göras. Är det möjligt så dela upp bostadsområdet i delar inom styrelsen.
2. Har ni delat upp området så tar ni en enskild promenad i er del och tittar på hur det ser ut och antecknar det.
3. Har ni inte möjlighet eller inte vill gå ut så försök ring till grannar i området och titta ut genom fönster för att se vad som ska noteras.
4. Därefter ha i den lokala Hyresgästföreningen ett nytt telefonmöte där ni sammanställer allt och gör en prioritering över vad ni tycker ska tas upp.
5. Kontakta sedan områdesansvarige och boka en tid för samråd som telefonmöte. När ni gjort detta glöm inte att gå in och boka en telefonkonferens/Teamsmöte. När bokningen är registrerat kommer du få uppgifter på konferenskod och ordförandekod från oss. Informerar de som ska vara med om att ringa tfn 08 408 001 08 på den tidpunkt ni angivit och ange den sexsiffriga kod ni har fått, glöm inte ge områdesansvarig dessa uppgifter. För mer information om hur man genomför mötet se https://telefonkonferens.hgfnynas.org/ eller Teamsmöte https://teams.hgfnynas.org/
6. När ni genomför samrådsmötet är det extra viktigt att ni skriver protokoll och att lokala Hyresgästföreningen och områdesansvarige justerar det i efterhand.
7. När områdesansvarige har fått fram kostnadsförslag kontaktar han den lokala Hyresgästföreningen för boka ett nytt telefonmöte. Det är extra viktigt att ni skrivet protokoll och att lokala Hyresgästföreningen och områdesansvarige justerar det i efterhand.
8. Protokollen från samrådsmötena ska sedan biläggas eventuella äskanden på skrivna.

Sista dag att komma in med eskande är den 15 maj

Har ni frågor kan ni kontakta oss på växeln tfn 070 697 27 44